Делопроизводство в госорганах, иных организациях. Минюст – об изменениях законодательства
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65 утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (Инструкция № 65) и признано утратившим силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях». Об этом сообщает pravo.by.
Инструкция № 65 разработана на основе ранее действующей Инструкции по делопроизводству и не содержит принципиальных изменений в части, касающейся организации и ведения делопроизводства в государственных органах, иных организациях.
В Инструкции № 65 исключены отсылочные нормы, а также уточнены определения некоторых терминов:
- дело – документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку;
- документирование – запись информации и (или) идентифицирующих ее элементов (реквизитов, метаданных) на различных носителях по установленным Инструкцией № 65 правилам;
- объем документооборота – количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени;
- оперативное хранение документов – хранение документов в структурных подразделениях (у работников, ответственных за документационное обеспечение отдельных управленческих функций, направлений деятельности) и (или) в АС ДОУ, иной информационной системе до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения;
- опись дел структурного подразделения (общественной организации) организации – систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в структурном подразделении организации и передаваемых на хранение в архив организации, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;
- организация работы с документами – организация документооборота, учета, систематизации, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности организации, отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;
- регистрация документа – запись учетных данных о документе в учетно-регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;
- формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на материальном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде;
- экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение или уничтожение, установления особого режима учета, хранения и использования;
- электронное дело – документ или совокупность документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и его (их) метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей и представляющих собой единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации.
В связи с тем, что порядок удостоверения копии электронного документа (формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе) и форма удостоверительной надписи установлены в Положении о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086, уточнена часть восьмая пункта 59, согласно которой требования к заверению копий документов в электронном виде, выполненных на бумажном носителе и предназначенных для обращения внутри организации, не распространяются на заверение копий электронных документов.
Пункт 84 Инструкции № 65 дополнен уточнением, согласно которому при оформлении документа на двух сторонах листа нумеруются страницы, а не листы.
Определены требования к установлению крайних дат личного дела. Так, согласно части восьмой подпункта 169.5 пункта 169 Инструкции № 65 крайними датами личного дела будут являться даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего), о переводе на другую постоянную работу (в случае заведения личного дела при переводе на другую постоянную работу), и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, если иное не установлено законодательством.